Cómo manejar facturas
La factura es el documento donde se detallan los géneros vendidos o los servicios prestados, con su precio y el IVA correspondiente. Constituye el justificante de la compra-venta realizada y a partir de ella se organizan la contabilidad, como soporte del negocio, y el manejo de los impuestos. Conocerla en detalle es clave para la gestión empresarial.
FACTURAS EMITIDAS Y RECIBIDAS. Es preciso distinguir entre las facturas emitidas, que son aquellas que elaboramos y entregamos al cliente como soporte documental de la venta de un producto o la prestación de un servicio; y las facturas recibidas que son las que nos dan nuestros proveedores cuando adquirimos un producto o servicio. Su registro y archivo deben separarse. Las primeras van reflejando nuestros ingresos por ventas, mientras las recibidas nos dan cuenta, en buena parte, de los gastos que afectan el negocio.
REGISTRO Y CONSERVACIÓN. Es imprescindible registrar y conservar todas las facturas, tanto una copia de las emitidas como el de las recibidas. Son el soporte que el gestor necesita para llevar nuestra contabilidad y elaborar las declaraciones de IVA y de IRPF o Renta. Recomendamos que se mantengan en un archivo ordenado y fácil de consultar, porque también nos va a servir en nuestras relaciones con clientes y proveedores, y se conserven por un plazo de cinco años, para cualquier revisión fiscal.
LA FACTURA ELECTRÓNICA. Conviene recordar que existe una modalidad de factura que cada vez está más en auge: la e-factura o factura electrónica. La función de ésta es la misma que la de las facturas tradicionales, pero el soporte que utiliza es distinto: la e-factura es un fichero informático que no requiere papel para ser autenticado, basta con ser enviado al cliente a través de Internet u otra red de telecomunicaciones. Si las facturas tienen soporte electrónico la obligación es conservar estos registros, por un tiempo igual al de las documentales.