La administración del tiempo se puede ver alterada por factores de carácter imprevisto cuyo control es limitado. Existen, sin embargo, factores que nacen de comportamientos y hábitos individuales que pueden corregirse con mayor facilidad.
POSTERGACIÓN DE TAREAS. Este hábito, que consiste en “dejar para mañana lo que puedes hacer hoy”, hace que tareas de prioridad se pospongan o, incluso, que nunca se realicen. Falta de interés por la actividad, desagrado o miedo al fracaso son algunos de los motivos que provocan una deliberada desatención o aplazamiento de decisiones y de las acciones necesarias para el normal funcionamiento del negocio. Si puedes delegar las tareas desagradables, hazlo. Las labores que para ti son desagradables quizá no lo sean para otras personas.
PROCRASTINAR. Es una rara palabra, de poco uso, que significa aplazar, diferir. Una conducta de aplazamiento habitual crea molestias en las relaciones familiares y personales, y en el mundo de lo negocios. El líder que procrastina las tareas importantes se gana el descrédito ante los colaboradores y socios. El final de un negocio dirigido en un entorno de aplazamiento es el pronto fracaso.
SOBRECARGA DE PROGRAMACIÓN. Por asumir más compromisos de los que pueden cumplir, muchas personas no gestionan correctamente su tiempo. También ocurre con los que no saben delegar las responsabilidades que son delegables y terminan por ocuparse del trabajo de otros empleados. Para evitar esta situación es preciso tener claros cuáles son los objetivos y responsabilidades individuales y saber decir que no en el momento y modo adecuados. El empresario que dice SI a todo no tendrá nunca buen manejo de su tiempo.
CORREO SIN RESPONDER. El grado de control que un empresario tiene sobre su negocio, así como el dominio que realmente ejerce sobre su tiempo se pueden medir por por el manejo del correo electrónico. Si en tu buzón de entrada permanece durante semanas una larga lista de mensajes importantes sin contestar, con asuntos de negocios, pedidos de clientes y ofertas de proveedores mezclados con citas y aniversarios de carácter familiar, correo spam y “cadenas” pseudo-religiosas, no cabe duda de que necesitas un cambio radical en tu concepto del tiempo y en las prioridades de tareas. Si no puedes manejar Outlook no debes emprender un negocio.
1.- ESTABLECE OBJETIVOS. Los objetivos son el punto de partida de una gestión eficaz del tiempo, así que el resto de acciones deben ejecutarse a partir de ellos. Fíjate cinco objetivos a mediano plazo, uno por cada área de tu negocio: Producto, Tecnología, Financiación, Mercado y Recurso Humano, incluyéndote dentro de este recurso, como director de un equipo de trabajo.
2.- ESTABLECE METAS. Para cada objetivo establece metas intermedias, con revisión mensual, trimestral o semestral. Ejemplo: En tecnología: Tener establecida a final de año la factura electrónica. Meta del primer trimestre: Consultar con el gestor y elaborar la ruta y el presupuesto para establecer la e-factura, antes de que termine el año. Meta del segundo trimestre: Conseguir el software que requiere este proceso y llamar al informático para que aliste el ordenador y dé instrucciones a la administrativa. Meta del tercer trimestre: Conseguir en Cámara de Comercio la autorización de firma digital, hacer las pruebas e informar a los clientes que emitiremos e-factura. Meta del cuarto trimestre: Iniciar la emisión de la e-factura
3.- TODO CON AGENDA. Existen numerosos instrumentos de ayuda para la administración del tiempo, como las listas de tareas, los calendarios de citas, las agendas diarias o semanales o los programas informáticos de tipo Microsoft Outlook. Cualquiera de ellos te servirá para llevar en forma escrita la gestión de tareas y el control del tiempo, cumplir las citas, marcar compromisos inmediatos y fechas claves. Entre esas alternativas elige el sistema preferencial con el que va a organizar tu tiempo, y una vez elegido llévalo con estricto orden y riguroso cumplimiento.
4.- DEJA TIEMPO PARA IMPREVISTOS. No sobrecargues las 24 horas de la agenda. Dejar algún tiempo disponible para situaciones imprevistas es una buena práctica que te dará margen de maniobra, porque siempre surgen compromisos de último momento y porque los momentos de mayor creatividad y decisiones acertadas son aquellos que vivimos sin el apremio de la agenda. El paseo del director por una determinada área del negocio es la hora de mayor productividad, cuando se realiza en forma inesperada y espontánea.
5.- ACORTA LAS REUNIONES. Emplear demasiado tiempo en las reuniones, especialmente si son frecuentes, puede resultar improductivo. Cuando la reunión sea inevitable establece una agenda u lista de puntos a tratar, síguela de una manera estricta, delega en alguien que escriba un resumen de las conclusiones, tareas y compromisos, para repasarlos en la reunión siguiente.
6.- DELEGA Y CONTROLA. Una delegación bien ejecutada reduce tu carga de trabajo y de estrés, lo que te permitirá concentrarte en otras tareas que precisan de tu autoridad y habilidades. Si tienes un grupo de colaboradores, dedícales el tiempo que requieren para fijarles sus tareas, darles entrenamiento, crear un equipo de trabajo que te libere de labores rutinarias. Establece con cada empleado un programa de gestión y mejoramiento y un sistema de medición de resultados lo más objetivo posible. Reúnete con cada uno para hacer seguimiento de sus compromisos y fijar, de común acuerdo, nuevas metas y tareas.
7.- EL CORREO ELECTRÓNICO. Maneja por mail el mayor número de comunicaciones que te sea posible, hacia dentro y fuera de la empresa. Con eso conseguirás velocidad en las relaciones con clientes, proveedores y servicios administrativos de soporte, aseguras que la información y decisiones importantes pasen por tus manos y le agregas un entorno de modernidad a tu vida personal y a tu negocio. Si llevas un correcto manejo del Outlook o del Thunderbird, te basta un clic para entrar en los recursos tecnológicos para el adecuado manejo del negocio. Pero renuncia a manejar toda clase de arhivos y asuntos en tu ordenador, delega responsabilidades en este campo de la informática.
JORNADA DE EMPLEADOS Y HORARIO DE LA TIENDA
Los condicionantes. Para alcanzar el éxito en la gestión del tiempo es necesario encontrar el equilibrio adecuado entre tres elementos claves: el tipo de negocio, los clientes y los empleados. Para ello es fundamental analizar las costumbres y prácticas de tu sector y las costumbres y exigencias de los consumidores, así como las preferencias de tus trabajadores en lo que a jornada laboral se refiere. Una tienda que vende artículos de consumo diario necesitará una agenda y unos horarios distintos que un gabinete que ofrece servicios de consultoría
Evita jornadas largas. Está demostrado que las jornadas excesivamente largas ralentizan los esfuerzos de los trabajadores. Por ello, conviene establecer descansos que les permitan reponer fuerzas, tomar sus comidas o simplemente relajarse de la tensión acumulada en la jornada laboral.
Flexibiliza los horarios. Elige la jornada laboral más adecuada para tu empresa, tus clientes y tus empleados, pues el horario no es un fin sino un medio para alcanzar los objetivos marcados. Un empresario de éxito debe saber cual es la jornada más adecuada para su negocio: partida o intensiva, a tiempo parcial o por turnos.
